成功项目的“三角恋” 促使项目成功的所有因素可以归纳为三大类:人员、流程和技术。在人员、流程和技术之间保持平衡,是项目成功的关键。 项目成功有很多因素,而不是任何一个单一的因素在起作用。但是,如果总结归纳一下,就可以发现,促使项目成功的所有因素可以归纳为三大类:人员、流程和技术。 由人员、流程和技术组成的三角模型(如图所示)是一个通用模型,可应用于许多领域和项目。 对项目管理来说,在人员、流程和技术之间保持平衡的理念,既不新颖也不独特。实际上,这种理念很容易被理解,因为几乎所有项目的实施,在某种程度上都包含了这三个维度的投入。例如,实施一项新的CRM解决方案,需要人员、流程和技术的配合,才能成功。 值得深思的是,在实际应用中,这个模型却并未被普遍采用,或者未受到应有的重视。 1.人是成功的基础 首先,人是最重要的,也是项目成功的基础。如果没有合适的参与人选,不管从短期还是长期来看,项目都会存在风险。 项目中的人员必须是正确、合适的人选。如果仅仅满足了人员预算,这是远远不够的。这些人应该具有正确的知识、经验和态度等。 在一些企业,用技术和流程来弥补人员选用不当的做法,只能在短期内生效。从长远来看,当流程变得不是很复杂时,企业人力成本就会逐渐攀升。项目管理和技术并不能长期代替人员的素质和知识。因此,最好的办法是,一开始就选用合适的人员。 2.流程是保障 如果人员是乐队,项目经理是指挥,那么他们需要流畅的乐谱,才能演奏出一曲和谐的交响乐。在这里,乐谱就代表了明确、公开和有效的流程。 在处理事情上,采用一套具有文档记录的、公开的标准流程,远比特殊方法要好得多。 首先,具有文档记录的、已经得到证实和共享的流程,可以被定义为最佳实践。例如,如果我们用文档定义了一种如何改变机械加工方法的流程,并训练每一个人去掌握这一流程,那么当发生变化时,人们就可以按照这一流程,定义新方法,并不断地改进、提升。 相反,如果没有公开、共享和具有文档记录的流程,当掌握的知识逐渐匮乏时,就需要大量培训,培训成本就会逐渐上升。 其次,一套标准的流程,可以减少项目中各种变量的数目,从而更加容易明确,哪些因素引起了项目的变化。换句话说,如果多个变量都发生变化,那么就很难确定,到底是哪个变量影响了最终结果。 假设我们同时采用一项新技术,你用你的方法来实施,我用我的来实施。最后,你方取得明显效果,令顾客非常满意,而我方收效甚微。 为了弄清其中原因,必须要对整个项目进行分析。因为谁也不清楚,到底哪些因素起了作用,哪些没有起作用。 不如一开始就采用一个通用的框架,这样容易找到问题的原因。而采用了特殊方法的执行过程,必须得仔细加以审查,才能弄清楚,哪些变量起了作用,哪些根本没有起作用。 除此之外,当没有执行标准时,培训也经常被忽视。因为项目经理很可能按自己的方式来贯彻执行。这样就会使下一个项目也不能快速获益。 因此,在项目实施中,最好能结合企业的实际状况,制订出一套流程或一种方法论,使之形成文档记录,并培训员工。 毫无疑问,这套流程或这种方法论,会根据技术、人员和各种变量的改变,并随时间而演化。但是,这种变化是可控的;而且,它还便于进行员工培训,每个人也能从培训中获益。 3.技术是增效器 在项目实施过程中,如果执行得当,作为工具,技术可以使人员和流程正确运行,以达到符合甚至超过期望值的作用。 若计划不当,项目执行中的风险就会激增,技术不再是驱动器,而且,起不到任何作用。因为技术是一个增效器,会同时放大人员和流程中好的或坏的影响。 当运作得当时,一个新的计算机系统将会使企业直接受益,股东也会间接受益。如采购部门通过采用供应链系统,能更有效地计算出预算和实际生产需求,缩短决策时间,使生产过程不停顿,生产效率提高,总成本下降,利润增加。 总之,这对许多部门都有积极影响。而且,系统的效益,以及整个企业内部,甚至企业外部所有直接或间接相关者都会受益。 反过来,如果决策和实施不当,系统可能会运作无效。也就是说,系统不能满足企业的真实需要。引用上述例子,错误的预算和生产需求,使得企业不能与上、下游供应链正确匹配,从而导致错误的采购,最终会引起系统瘫痪,总成本上升等问题。 在这种情况下,技术起不到任何作用,它不仅抑制了企业发展,甚至可能使企业停滞或倒退。很明显,必须避免这种情况。 点睛之笔 在确定了合适的人员,并设计好流程后,再进行技术实施是比较理想的做法。企业还可以通过改变技术,来控制流程变化,但是这种做法的风险比较大。 流程不完善的企业,常常会引起技术实施的失败。因为企业文化不能适应流程,或者至少不能随流程而快速改变。 因此,只有当确立了合适的人员,且形成了与流程相符的企业文化后,技术才能从中获益。当然,流程也会随技术改进而变化,但是,无论如何,业务自动化的实现,最终还得靠一套流程来保证。 总之,人员、流程和技术之间的平衡,决定了项目最终的成败。对每一个企业和每一个项目来说,都需要每个维度不同程度的支持,才能达到预期成果。因此,项目小组和管理层都应该采取必要的行动,来平衡三者之间的关系,以获得项目的成功。
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